Um eine Mitarbeiterzeitung effizient zu gestalten, müssen einige Anforderungen erfüllt werden. Das wird ähnlich gehandhabt wie bei herkömmlichen Zeitschriften. In erster Linie muss das Medium ansprechend gestaltet sein, informativ und natürlich auch journalistisch aufbereitet.
Qualitätskriterien für Mitarbeiterzeitungen
Um Mitarbeiter mithilfe einer Mitarbeiterpublikation zu überzeugen und zu motivieren, bedarf es bestimmter Qualitätskriterien. Zentrale Elemente einer Mitarbeiterzeitung sind aktuelle und relevante Themen. Trockene Fakten und Zahlen sollten, wenn möglich, unterhaltsam und leicht verständlich aufbereitet werden. Endlose Geschäftsberichte und Zahlen aus der Buchhaltung werden die meisten Mitarbeiter wahrscheinlich nicht mit Interesse lesen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel eine neue Maschine für die Fertigungsstraße kauft, so sind Anschaffungskosten und Amortisationszeiträume wenig relevant für die Mitarbeiter. Stattdessen werden sich viele Mitarbeiter für die Bedienung der neuen Maschine interessieren. Deshalb kann in der Mitarbeiterzeitung die Bedienung beschrieben und die aus der neuen Maschine resultierenden Vorteile können erläutert werden.
Außerdem muss die Zeitung mit einem entsprechenden Layout versehen werden. Komplexe Themen können mithilfe von Infografiken oder Bildern dargestellt werden. Die Aufmachung der Zeitung sollte in erster Linie der Corporate Identity des Unternehmens folgen. In einer Mitarbeiterpublikation sollte auch Platz für konstruktive Kritik am Unternehmen sein.
Mitarbeiterzeitung im digitalen Zeitalter
Natürlich kann man eine Mitarbeiterzeitschrift auch online anbieten. Prinzipiell haben gedruckte Zeitungen jedoch einen höheren Wert für die Leser als digitale Berichterstattungen. Eine Zeitung kann persönlich archiviert werden. Viele Mitarbeiter haben unter Umständen auch keinen ständigen Zugang zu digitalen Informationen. Am besten ist es, wenn eine Mitarbeiterzeitung sowohl in gedruckter Form als auch in digitaler Form zur Verfügung gestellt wird. Ergänzend zur Printversion können in digitalen Medien beispielsweise Newsletter Fachthemen aufgreifen oder brandaktuelle Nachrichten vermitteln. Viele Unternehmen setzten heute auf eine ergänzende Variante der Mitarbeiterzeitung in Form einer Online-Ausgabe. Auf jeden Fall hilft eine Mitarbeiterpublikation, die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen zu verstärken.